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業務目標を効率的に達成するために着地予想を行い、目標との差を埋めるための手法としてフォーキャスト管理というものがあります。
この記事ではそのフォーキャストについて業界ごとの意味や使われ方、高い精度でフォーキャストを行う方法について説明します。
ビジネスにおける「フォーキャスト管理」とは何か｜業種別の意味・例文・英語を紹介
フォーキャストとは「目標に対する現状との差異の予測」のこと
フォーキャスト(forecast)とは「予測」や「予想」という意味の言葉です。ビジネスシーンでは、決定した目標に対して実際の着地予想を早い段階で予想し、生まれるギャップを最小限に留めるための策を考え実行していくことを意味します。
フォーキャスト管理を徹底することで、在庫数や人材配置の最適化、さらには商品を需要に合わせて製造することが可能になる等、経営の効率化や最適化に繋がります。
業種・業界によって意味の異なるフォーキャスト管理
フォーキャスト管理は使用される業種や業界によって意味が異なります。
様々な業界で使用されますが、その中でも特に製造業と営業で使用されることが多いです。
ここからは、それぞれの業界でのフォーキャスト管理の意味を説明していきます。
製造業で用いられる場合のフォーキャスト管理の意味
フォーキャスト管理を製造業で用いる場合は、主に受注・販売の予測管理という意味で使われます。
製造業では、長期的な商品の受注予測・需要の見込みという意味です。
算出されたデータを基にどの程度商品を生産するかを計画します。その計画を実行するにあたって人員の配置や在庫の管理を最も効率的に行い、利益を最大限に得られるように生産ラインを管理することを言います。
営業で用いられる場合のフォーキャスト管理の意味
営業でフォーキャスト管理を用いる場合は、目標に対する着地予測を意味します。
目標を決めた際に最終的な結果がどの程度なるかをこれまでの実績を基に事前に予測し、計画を立てて実行する管理業務を意味します。
あらかじめ計画を立てることで、生まれてくる差異を最小限にとどめることが可能になるでしょう。
【豆知識】「フォーキャスト」の使い方・例文
ここまでフォーキャスト管理の意味について業界ごとに説明してきましたが、実際の会話の中でどのように使用されるかイメージが湧かないと思います。
どういった場面でフォーキャストを使うのか、例文を用いて紹介します。
- 安定した経営を行うためにも来期のフォーキャストを具体的に出してほしい
- 効率的な商品生産を行うためにフォーキャストしたい
- 商品の在庫・発注を最適に行えたのはフォーキャスト管理を徹底したおかげだ
これらは、あくまでも一例ですが、フォーキャストはこのような場面で使用されます。
企業、特に経営層がフォーキャスト管理を重視すべき理由
フォーキャスト管理は、一般的に営業の担当者やマネジメント業務を行う人が目標を達成するために活用します。しかし、社長や専務といった企業の経営層こそフォーキャスト管理を重視するべきです。
その理由は、経営の安定化や企業の成長に繋がるからです。
高い精度でフォーキャスト管理を行うことによって、生じている差異をいち早く把握でき、目標を達成するための対策をとることが可能になります。
そうすることにより、企業全体での目標達成率が上がります。利益が拡大することで経営が安定し、人員や設備等の投資を行うことで企業を成長させることができるでしょう。
フォーキャスト管理に取り組む手順
①過去の数値から分析を行う
フォーキャスト管理を行うには、過去データの分析を行い売上の着地見込みを予測することが有効です。
売上データの中でも現時点で確定しているデータと確定していないデータの2つに分類し、確定していない売上データをさらに細かく分類を行います。
細かく分類することにより生産の低下や業務が滞っている箇所を特定しやすくなり、修正案を出しやすくなります。
細かく売上データを分類して過去のデータを参照すると過去の同時期にどれほどの売上や契約があったのかよりわかりやすく詳細に分析することが可能です。
②「着地見込み」（予測実績値）を設定する
過去のデータの分析が完了したら、それを考慮した上で売上の着地見込みの予測を行います。
予測は過去と現在での市場の変化や流行等を考慮して行う必要があります。
予測を行うことで目標を達成するためのギャップも自ずと確認することができるでしょう。
設立して日が浅いデータの少ない企業では正確な予測を立てるのが困難なため、同じ業界の企業や市場を調査して対応を行うことが効果的です。
③予測実績値と目標値の差を埋める（ギャップフィル）
予測している売上と掲げている目標との差を埋めることをギャップフィルと言います。
見える化を行った予測と目標との差を埋めるために複数名でギャップフィルを考えましょう。実行していくことで差が埋まっていき、結果的に業務目標を達成しやすくなります。
的確に予測を行い、考えたギャップフィルが妥当なのかを判断してから実行する。以上のことがフォーキャストを完遂するにあたって重要になります。
④フィードバックを定期的に行う
目標を確実に達成するためには、フィードバックを行うことも重要です。
契約が取れる確度や予算の進捗度合いは日々変化しているので、こまめに確認を行うことが必要になります。
目標達成までのギャップを把握して、その都度対応するには常日頃から確認するのが望ましいです。
業務目標が未達になりそうな状況においても、常日頃から確認を行っていれば早い段階でその状況に気づくことができます。
フォーキャスト管理の精度を向上させる5つのコツ
1. 「パイプライン」という手法を活用して分析する
着地予測をより正確に行うための効果的な手法として、パイプラインという手法を活用することが挙げられます。
この手法は、営業フローを水道管（パイプ）に見立てて管理する手法です。
例を挙げると、営業フローをお客様からの問い合わせや面談・見積もり、クロージング等に細かく分けていきます。
各項目の確度がどれほどなのか、各案件がどの段階にあるのかを同時に見ることで、より正確に着地予測を行うことができます。
2. 必要となる要素の情報更新を迅速に行う
フォーキャスト管理は一定期間の売上予測と目標を達成するための管理を行うので、受注確度や案件の受注日が変更された場合は、着地予測に影響してしまいます。
そのような状況に対応するためには、何よりも情報の更新を迅速に行うことが必須事項です。
受注日が変更されていたにもかかわらず情報を更新していなかった場合は、差を埋めるための対策ができず目標を達成できなくなる恐れもあります。
3.過去のプロセス・実績に基づいて行う
より高い精度でフォーキャスト管理を行うためには、過去のプロセスや実績を基にして売上の予測を行うことが効果的です。
フォーキャスト管理は目標達成のための手法ですので、着地の予測は過去の実績と比較して高すぎても低すぎても適切ではありません。
適切な数値にするために、前年の同月や先月等の過去のデータを分析し、受注確度等を調べることにより最適な予測を行うことができます。
4. 業務に必要な時間と人数を把握する
フォーキャスト管理を行うにあたって、売上を予測することの重要性を説明してきました。それと同様に重要なのが利益を予測することです。そして、その利益予測には原価の把握が必要となります。
そのためには、プロジェクトごとに必要な時間と人数をしっかりと把握しておきましょう。原価の中でも特に労務費は把握することが困難な費用ですが、各案件においての工数を把握することができれば、労務費および各案件の進捗度合いも管理することができます。
原価の予測を行うことで最終的な損益がどれほどになるかを把握することが可能になり、それに伴いフォーキャストも精度が高くなっていきます。
売上原価や労務費についてさらに詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
>>売上原価の計算式と求め方｜4つの仕訳方法をわかりやすく解説！
>>労務費とは？ 当てはまる経費や計算方法・仕訳例を解説
5. フレームワークを活用する（BANT）
BANTというヒアリング手法を使うのもフォーキャスト管理の精度を高めるのに効果的です。
BANTとは受注確度を高めるためのヒアリングのフレームワークです。
以下の4つの頭文字をとってBANTと呼ばれています。
- Budget(予算)
顧客側が想定している商品購入においての予算。
相手の予算によってこちらの提案も変わることもあるので、早くに把握する必要があります。 - Authority(決裁権)
最終的な判断は誰が行うのかといった決定権の所在。
決裁権を持っている相手に対して直接営業をかけることで、迅速にクロージングまで繋げることができます。 - Needs(ニーズ)
顧客が抱えている課題。
営業において顧客のニーズを把握することと、なぜ欲しているのかを深堀りすることが非常に重要になります。
深く考え真のニーズが判明すれば自ずと受注確度も高くなります。 - Timeframe(導入時期)
顧客が考えている導入時期。
顧客側がいつまでに購入する必要があるのかをヒアリングすることで、アプローチしやすくなります。
早く必要な場合は、ほかの企業に先回りされないようにすぐにアプローチすることが望ましいです。
フォーキャスト管理で用いるツールは主に2つ
エクセル（Excel）で表を作成する
エクセル・スプレッドシート等を使ってフォーキャスト管理を行うことが効果的です。
これらにはフォーキャストのための機能があるわけではありません。しかし、普段から業務で使用している社員も多く、導入のハードルが低くいためコストを抑えられることがメリットになります。
その一方で、管理する案件数が増加していくと業務が煩雑になりトラブルが起こりやすくなるというデメリットも見込まれます。
システムを利用する
エクセルのほかに営業支援システムのような営業活動に特化したシステムを使うことで、日々の見込みや売上・利益を一括で管理を行うことができます。
フォーキャスト管理に役立ち、業務を効率的に行うことができる点、クラウド型であれば、場所を選ばずにリアルタイムでデータの入力・確認をすることができる点がメリットです。
デメリットとしては、導入する際にコストがかかること、操作に慣れるまでに時間がかかるといった点が挙げられます。
まとめ
この記事では、目標をより高い確度で達成するためのマネジメント手法である、フォーキャスト管理について説明しました。
目標と予測される結果とのギャップにいち早く気づき、対策を立てて実行することができれば目標達成の確率は増します。
営業部門において使用されることが多いですが、経営陣が用いることで、安定した経営を行うためにも役に立ちます。
効率よくフォーキャスト管理を行うためにもエクセルや汎用システム等を使用して円滑に業務を行いましょう。
